CONSEJOS DE ETIQUETA TELEFONICA

Toda sectaria debe de conocer las normas básicas de etiqueta en la atención telefónica de la empresa, ya sea mediante medios tradicionales como virtuales.

En la empresa  los clientes son la fuente de ingresos por lo cual el trato con los mismos ha de ser lo más correcto posible en todo momento y bajo cualquier circunstancia, ya que un error puede hacer que se pierdan consumidores y con ellos otros potenciales clientes.

AL MONENTO DE ATENDER UNA LLAMADA

• cualquier llamada se atiende lo más rápido posible, la respuesta tiene que ser educada y familiar, amable, sencilla y directa.
• Siempre se tienen que tratar a todos los clientes de “usted”, salvo en casos que la persona que llama indica que pueden tutearse.
• No hay que hacer esperar al cliente mucho tiempo, en caso de que esto no sea posible hay que indicarle a la persona que llama que se comunique más tarde o pedirle los datos para llamarle posteriormente.
• En caso de que haya que “mentir” por orden del jefe se tienen que tener cuidado con las palabras para que no se note. Nunca hay que preguntar quien llama, sino cuando el interlocutor pida por X persona, decir “Un momento, voy a comprobar si se encuentra… ¿de parte de quien?”.
  Siempre que se responde el teléfono hay que vocalizar bien y hablar pausadamente para que el cliente entienda lo que se le dice.
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  Hay que tener paciencia sobre todas las cosas, porque en el trabajo de secretaria hay que soportar a mucho tipo de personas sin perder nunca los estribos. Solo en caso de que la situación lo requiera, es posible optar por pasar la llamada al jefe o supervisor.

CUANDO SE EFECTUA LA LLAMADA

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  Preguntar por la persona de forma educada, anteponiendo el tratamiento de Señor(a)  o Don y Doña en caso de que se use en el país.
• Hablar en tono educado, amable y con claridad.
• Siempre identificarse para que la otra persona sepa con quien habla, también hay que solicitar al interlocutor que haga lo mismo.
• En caso de tener que llamar a una persona de confianza o amigo, siempre hay que preguntar por tal de forma educada aunque después se lo trate de forma cercana; esto es porque no se debe de equivocar el trato cuando hay otras personas de por medio.
• Al identificarse hay que decir el nombre y el de la compañía para la cual se trabaja.
• En caso de que atienda el contestador hay que hablar brevemente y de forma concisa para dejar el recado.
• Si el llamado es para concluir una llamada anterior, siempre se tienen que respetar los términos pautados (día, fecha, etc)
• Nunca hay que olvidar las palabras imprescindibles: por favor y gracias.

COMPORTAMIENTO DE LA SECRETARIA

Las funciones de una secretaria pueden ser muy diversas, pero siempre importantes para cualquier

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COMPORTAMIENTO DE UNA SECRETARIA

• Las funciones de una secretaria pueden ser muy diversas, pero siempre importantes para cualquier empresa.

·         las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.

·         Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:

·         1. Eficiente, discreta y respetuosa.

·         2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.

·         3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.

·         4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.

·         5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.

·         6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.

·         7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

FUNDAMENTO DE LA SECRETARIA

Es fundamental en la comunicación entre secretaria y director para poder interpretar lo que no queda claro.

“Como dijo un reconocido jurista, gestionamos tantos temas que si un día las secretarias nos pusiéramos en huelga, el mundo se pararía”, con estas palabras de Remei Monrós, secretaria de Presidencia de Cuatrecasas, se abrió el meeting convocado por la división de Asistentes y Secretarias de Pega Personal. Durante el evento, celebrado en Barcelona, los presentes han tenido la oportunidad de reflexionar sobre la importancia del trabajo de las secretarias ejecutivas y sobre su rol dentro de los equipos directivos.
Hoy en día el rol de secretaria abarca una gran variedad de tareas y de responsabilidades y su formación es cada vez más importante. Idiomas, conocimientos informáticos, capacidades organizativas, son sólo unos de los requisitos indispensables para las empresas a la hora de contratar a una secretaria.

 

 

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SECRETARIA AL DIA

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SEDRETARIA EFICIENTE

Al igual que en un archivo físico, el orden es indispensable, más aún cuando debemos encontrar un documento con rapidez.  Si hemos clasificado las gavetas del archivo y luego dentro de cada gaveta hemos ordenado y rotulado cada  carpeta, agregándoles nombre en sus respectivas pestañas, tendremos la certeza que encontraremos lo que buscamos rápidamente.

Lo mismo se aplica a las colecciones de fotografías e imágenes que tenemos en nuestra PC, que por tiempo se van a cumulando en carpetas cuyos nombres, por lo general, asigna la cámara fotográfica de la cual hemos extraído las fotos o lo que es peor en carpetas que nosotros mismos hemos creado con nombres tan extraños que luego ni siquiera podemos recordar.

Colocar etiquetas no significa que las imágenes o fotografías cambiarán de ubicación dentro de la PC.  Ellas permanecerán en sus carpetas originales.  Al agregar la etiqueta será una especie de señal con la cual podremos ubicar con rapidez una o varias fotos dentro de las galerías de Picasa.

BIENVENIDOS A SECRETARIA AL DIA

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